Analyse, ontwikkeling, implementatie & evaluatie

De Trekvogel is een familiebedrijf in de transportsector heeft 25 vrachtwagens. De zaakvoerder beschikt over heel wat kennis die nog niet gedocumenteerd was. Naast 25 chauffeurs werken er nog 2 bedienden. De twee bedienden verzamelen doorheen de dag bestellingen via diverse kanalen, de telefonische bestellingen worden neergeschreven, de mails afgeprint, de faxen verzameld. Alle bestellingen werden op een bureau uitgespreid en ’s avonds na 18 uur kan de zaakvoerder starten met hoopjes te maken per chauffeur en manueel op papier de afpunting te doen van wat ingepland is. 

Functionele analyse

Aan de hand van interviews met de zaakvoerder, zijn zoon en de bedienden kregen we een duidelijk zicht op de werking van het bedrijf, welke processen er allemaal plaatsvinden en welke data er behandeld wordt. Deze informatie werd door één van onze analisten in een analyseverslag vervat samen met een voorstel tot digitalisering.  

Ontwikkeling

Op basis van een duidelijk gedefinieerde planning ging een team van developers aan de slag met de scrum methodiek. Scrum is een effectieve en flexibele methode om in teamverband software te ontwikkelen. Het draait hierbij om het nastreven van concrete doelen tijdens de ontwikkelingsfase. Aan de hand van development sprints werd er een software pakket op maat ontwikkelend. Na de eerste sprints volgden presenteerden we demo-versies. Dit gaf ons de kans om zodat er bij de klant afgetoetst kon worden als de verwachtingen overeenstemmen met de implementatie. Deze cyclus werd aanhouden gedurende de hele ontwikkelingsfase. 

Implementatie & nazorg

Na de finale demo werd het pakket op productie in gebruik genomen. Hierbij was gedurende de eerste dagen een projectmedewerker van digicreate aanwezig. Eventuele tekortkomingen of verbeteringen op vlak van efficiëntie werden onmiddellijk bijgesteld. In een controlefase werd dit proces gedurende een periode van 6 maand enkele malen herhaald.  

Evaluatie na 6 maanden

De planning gebeurt ondertussen al enkele weken door de zoon op een volledig digitale manier. Nadien wordt deze afgedrukt en nog even door de vader overlopen waarbij hij opmerkingen of bijkomende kennis kan overdragen aan de zoon. De planning verloopt inmiddels vlot en de vader voelt dat het veilig is om zijn zaak over te dragen aan zijn zoon. 

De twee bedienden zijn een stuk minder bezig met papierwerk. De eerste weken waren zwaar om alle routes en offertes te digitaliseren, maar nu al plukken ze daar de vruchten van en hebben ze meer tijd om nuttige zaken op te nemen. 

Op basis van de waarnemingen van digicreate tijdens de implementatie en nazorg fase en op basis van de evaluatie wordt beslist om verdere digitalisering uit te voeren en ook de chauffeurs te gaan betrekken bij dit proces door hen tablets aan te bieden met daarop de planning en mogelijkheid tot digitale feedback.